Regulamin serwisu wynajem.online

Obowiązuje od: 2026-09-17  ·  Dotyczy serwisu WWW oraz aplikacji mobilnej

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w serwisie wynajem.online, dostępnym pod adresem https://wynajem.online oraz w aplikacji mobilnej o tej samej nazwie (Android, iOS).
2. Operatorem serwisu jest [UZUPEŁNIJ: nazwa operatora].
3. Kontakt z operatorem: kontakt@wynajem.online.
4. Regulamin jest nieodpłatnie udostępniany przed zawarciem umowy w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie, zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
5. Rozpoczęcie korzystania z serwisu oznacza akceptację regulaminu.

§ 2. Definicje

1. Serwis — aplikacja internetowa i mobilna do zarządzania najmem nieruchomości, udostępniana przez Operatora.
2. Operator — podmiot wskazany w § 1 ust. 2.
3. Subskrybent — osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która założyła konto właściciela i zarządza w Serwisie własnym portfelem nieruchomości.
4. Zarządca — osoba, której Subskrybent nadał dostęp do części swoich danych w zakresie wynikającym z przypisanej roli i zakresu (obiekt lub lokal).
5. Najemca — osoba, której dane Subskrybent wprowadził do Serwisu i której może udostępnić bezpłatne konto do wglądu we własne rozliczenia.
6. Użytkownik — Subskrybent, Zarządca lub Najemca.
7. Konto — zbiór danych i uprawnień przypisanych do adresu e-mail Użytkownika.
8. Plan — wariant odpłatności określający cenę i zakres funkcji dostępnych dla Subskrybenta.
9. Okres rozliczeniowy — jeden miesiąc, liczony od dnia aktywacji Planu.

§ 3. Rodzaje kont i zakres usługi

1. Serwis umożliwia Subskrybentowi w szczególności: prowadzenie ewidencji obiektów i lokali, kartotek najemców, umów najmu i kaucji, rejestrowanie płatności czynszu, naliczanie mediów na podstawie odczytów liczników lub stawek ryczałtowych, ewidencję kosztów wraz z podziałem na współwłaścicieli, generowanie dokumentów z szablonów, prowadzenie protokołów zdawczo-odbiorczych oraz podgląd statystyk finansowych.
2. Konto Subskrybenta jest odpłatne zgodnie z wybranym Planem, z zastrzeżeniem okresu próbnego (§ 6).
3. Konto Zarządcy i konto Najemcy są bezpłatne i powstają wyłącznie z inicjatywy Subskrybenta. Zakres widoczności danych na tych kontach wyznacza Subskrybent.
4. Operator może udostępniać dodatkowe moduły (m.in. moduł ogłoszeń, integrację z systemem fakturowym). Ich dostępność zależy od Planu oraz od tego, czy moduł jest aktywny w Serwisie; brak modułu nie stanowi nienależytego wykonania umowy, jeżeli Plan go nie obejmuje.
5. Serwis jest narzędziem ewidencyjnym. Operator nie pośredniczy w najmie, nie przyjmuje płatności czynszu od Najemców, nie doradza prawnie ani podatkowo i nie jest stroną umów zawieranych przez Subskrybenta.

§ 4. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka obsługująca JavaScript i pliki cookies lub aplikacja mobilna, oraz czynny adres e-mail.
2. Aplikacja mobilna wymaga systemu Android lub iOS w wersji wskazanej w sklepie z aplikacjami.
3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie Serwisu wynikające z niespełnienia wymagań technicznych po stronie Użytkownika.

§ 5. Zawarcie umowy i rejestracja

1. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zostaje zawarta z chwilą aktywacji konta przez Użytkownika.
2. Rejestracja wymaga podania prawdziwych danych, ustalenia hasła oraz akceptacji regulaminu i zapoznania się z polityką prywatności.
3. Konto Subskrybenta aktywuje się przez kliknięcie odnośnika wysłanego na podany adres e-mail. Do czasu aktywacji logowanie jest zablokowane.
4. Jeden adres e-mail może być przypisany tylko do jednego konta w Serwisie, niezależnie od jego rodzaju.
5. Użytkownik odpowiada za poufność swojego hasła. Operator nigdy nie prosi o podanie hasła w wiadomości e-mail ani telefonicznie.

§ 6. Okres próbny, plany i limit lokali

1. Nowy Subskrybent otrzymuje bezpłatny okres próbny, którego długość jest wskazana przy rejestracji. W okresie próbnym nie pobieramy płatności.
2. Cena Planu składa się z opłaty podstawowej oraz opłaty za każdy lokal objęty kontem. Aktualny cennik jest prezentowany przy rejestracji i w panelu, w zakładce „Subskrypcja".
3. Liczba lokali możliwych do utworzenia odpowiada liczbie opłaconej w ramach subskrypcji. Po jej wyczerpaniu dodanie kolejnego lokalu wymaga rozszerzenia subskrypcji.
4. Rozszerzenie subskrypcji o dodatkowe lokale zwiększa opłatę naliczaną od najbliższego Okresu rozliczeniowego. Dotychczasowy Okres rozliczeniowy nie jest przeliczany.
5. Zmiana Planu na wyższy obowiązuje od chwili potwierdzenia, a zmiana na niższy — od najbliższego Okresu rozliczeniowego.
6. Po zakończeniu okresu próbnego bez opłacenia Planu dostęp do funkcji odpłatnych zostaje ograniczony. Dane Subskrybenta nie są wówczas usuwane; zasady ich przechowywania określa § 14.

§ 7. Płatności i faktury

1. Płatności obsługuje zewnętrzny operator płatności Tpay (Krajowy Integrator Płatności S.A.). Operator Serwisu nie przetwarza i nie przechowuje danych kart płatniczych.
2. Subskrypcja jest odnawialna. Brak opłaty za kolejny Okres rozliczeniowy skutkuje ograniczeniem dostępu do funkcji odpłatnych.
3. Ceny podawane w Serwisie są cenami brutto, wyrażonymi w złotych polskich.
4. Fakturę wystawiamy na dane podane przez Subskrybenta w zakładce dotyczącej danych rozliczeniowych. Za poprawność tych danych odpowiada Subskrybent.
5. W aplikacji mobilnej na systemie iOS zakup i rozszerzenie subskrypcji nie są dostępne. Subskrypcję obsługuje się w wersji przeglądarkowej Serwisu.

§ 8. Odstąpienie od umowy (konsumenci)

1. Subskrybent będący konsumentem oraz osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego, może odstąpić od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podania przyczyny.
2. Oświadczenie o odstąpieniu wystarczy wysłać na adres kontakt@wynajem.online przed upływem terminu.
3. Jeżeli świadczenie usługi rozpoczęło się przed upływem terminu do odstąpienia — na wyraźne żądanie Użytkownika — Użytkownik zapłaci za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia.
4. Prawo odstąpienia nie przysługuje po pełnym wykonaniu usługi, jeżeli Użytkownik został uprzednio poinformowany o utracie tego prawa i wyraził na to zgodę.
5. Zwrot płatności następuje w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tym samym kanałem, którym dokonano zapłaty.

§ 9. Obowiązki użytkownika

1. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Serwisu zgodnie z prawem, regulaminem i dobrymi obyczajami.
2. Zakazane jest dostarczanie treści bezprawnych, w tym danych naruszających prawa osób trzecich, oraz podejmowanie działań zakłócających pracę Serwisu (m.in. automatyczne pobieranie danych na masową skalę, próby obejścia zabezpieczeń, testy penetracyjne bez zgody Operatora).
3. Subskrybent wprowadza do Serwisu dane osób trzecich (Najemców, Zarządców) i oświadcza, że ma do tego podstawę prawną oraz że spełnił wobec tych osób obowiązek informacyjny.
4. Subskrybent nie wprowadza do Serwisu danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), w szczególności danych o zdrowiu, ani danych o wyrokach skazujących. Serwis nie jest do tego przeznaczony.
5. Naruszenie regulaminu uprawnia Operatora do zablokowania konta po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń — chyba że naruszenie jest rażące lub zagraża bezpieczeństwu innych Użytkowników, wtedy blokada może być natychmiastowa.

§ 10. Dane najemców — powierzenie przetwarzania

1. Role. W zakresie danych Najemców, Zarządców oraz pozostałych danych wprowadzonych przez Subskrybenta do Serwisu, administratorem jest Subskrybent, a Operator jest podmiotem przetwarzającym. Operator pozostaje administratorem wyłącznie w zakresie danych konta Subskrybenta (§ 1 polityki prywatności).
2. Przedmiot i cel. Operator przetwarza powierzone dane wyłącznie w celu świadczenia usługi opisanej w § 3, na udokumentowane polecenie Subskrybenta, którym jest korzystanie z funkcji Serwisu.
3. Czas. Powierzenie trwa przez okres obowiązywania umowy o świadczenie usług.
4. Rodzaj danych i kategorie osób. Dane identyfikacyjne i kontaktowe Najemców i Zarządców, dane umów najmu, rozliczeń, kaucji, odczytów mediów, dokumentów i protokołów oraz — jeżeli Subskrybent zdecyduje się je wprowadzić — numer PESEL lub numer dokumentu tożsamości Najemcy.
5. Obowiązki Operatora. Operator: (a) przetwarza dane wyłącznie na polecenie Subskrybenta, (b) zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania są zobowiązane do zachowania poufności, (c) stosuje środki bezpieczeństwa odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), (d) pomaga Subskrybentowi w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, oraz w obowiązkach z art. 32–36 RODO, (e) po zakończeniu umowy usuwa dane zgodnie z § 14, (f) udostępnia Subskrybentowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków i umożliwia audyt, w terminie uzgodnionym, nie częściej niż raz w roku, chyba że kontrola organu nadzorczego stanowi inaczej.
6. Podprocesorzy. Subskrybent udziela Operatorowi ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających. Ich aktualna lista znajduje się w polityce prywatności. O zamierzonej zmianie na tej liście Operator informuje z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni; Subskrybent może w tym czasie wnieść sprzeciw, a wtedy przysługuje mu prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym.
7. Naruszenia. O naruszeniu ochrony powierzonych danych Operator informuje Subskrybenta bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od stwierdzenia naruszenia, przekazując informacje potrzebne do zgłoszenia go organowi nadzorczemu.
8. Lokalizacja. Dane są przetwarzane na serwerach na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

§ 11. Dokumenty i podpis elektroniczny

1. Serwis umożliwia generowanie dokumentów (umów, aneksów, protokołów, wypowiedzeń) na podstawie szablonów oraz danych wprowadzonych przez Subskrybenta. Za treść i zgodność dokumentu z prawem odpowiada Subskrybent.
2. Szablony udostępniane w Serwisie są wzorami pomocniczymi. Nie stanowią porady prawnej i wymagają dostosowania do konkretnego stanu faktycznego.
3. Funkcja podpisu elektronicznego polega na złożeniu podpisu odręcznego na ekranie urządzenia i zapisaniu go wraz z niezmienną kopią treści dokumentu, datą, adresem IP oraz identyfikatorem przeglądarki podpisującego.
4. Tak złożony podpis odpowiada formie dokumentowej w rozumieniu art. 77² Kodeksu cywilnego. Nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu rozporządzenia eIDAS i nie zastępuje formy pisemnej ani formy z podpisem notarialnie poświadczonym.
5. Umowa najmu okazjonalnego wymaga formy szczególnej z udziałem notariusza — funkcja podpisu w Serwisie tego nie zastępuje.
6. Odnośnik do podpisania dokumentu jest jednorazowy i wygasa po 7 dniach od wysłania.

§ 12. Dostępność usługi

1. Operator dokłada starań, aby Serwis był dostępny w sposób ciągły.
2. Operator może wprowadzać przerwy techniczne, w miarę możliwości w godzinach nocnych, informując o dłuższych przerwach z wyprzedzeniem w Serwisie lub pocztą elektroniczną.
3. Operator może rozwijać i zmieniać funkcje Serwisu. Zmiana istotnie ograniczająca zakres usługi opłaconej przez Subskrybenta uprawnia go do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym i do zwrotu opłaty za niewykorzystany okres.

§ 13. Odpowiedzialność

1. Operator odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi na zasadach ogólnych.
2. Wobec Subskrybenta niebędącego konsumentem odpowiedzialność Operatora jest ograniczona do wysokości opłat uiszczonych przez niego w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie i nie obejmuje utraconych korzyści. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
3. Operator nie odpowiada za: skutki decyzji finansowych, prawnych i podatkowych podjętych na podstawie danych z Serwisu, poprawność danych wprowadzonych przez Użytkownika, treść umów zawieranych przez Subskrybenta z Najemcami, ani za działanie usług zewnętrznych (operator płatności, system fakturowy, sklepy z aplikacjami, dostawcy poczty).
4. Żadne z postanowień regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza praw konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

§ 14. Rozwiązanie umowy i usunięcie konta

1. Użytkownik może w każdej chwili rozwiązać umowę, usuwając konto. Ścieżka: w aplikacji mobilnej Ustawienia → Strefa niebezpieczna → Usuń konto, a bez dostępu do aplikacji — formularz na stronie Usunięcie konta.
2. Zgłoszenie usunięcia konta blokuje dostęp natychmiast. Dane usuwamy trwale po 14 dniach; w tym czasie zgłoszenie można wycofać.
3. Usunięcie konta Subskrybenta powoduje także usunięcie kont Zarządców podpiętych pod to konto oraz danych wprowadzonych w ramach tego konta.
4. Dokumenty księgowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi, niezależnie od usunięcia konta.
5. Przed usunięciem konta Subskrybent powinien pobrać potrzebne mu dane i dokumenty. Po upływie okresu z ust. 2 ich odtworzenie nie będzie możliwe.
6. Operator może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, zwracając opłatę za niewykorzystany okres, a w przypadku rażącego naruszenia regulaminu — ze skutkiem natychmiastowym.

§ 15. Reklamacje

1. Reklamacje należy zgłaszać na adres kontakt@wynajem.online.
2. Zgłoszenie powinno zawierać adres e-mail konta, opis problemu i oczekiwany sposób załatwienia sprawy.
3. Operator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od otrzymania i odpowiada na adres e-mail zgłaszającego.
4. Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji, jeżeli zgłaszającym jest konsument.

§ 16. Zmiany regulaminu

1. Operator może zmienić regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usługi, zmiany cennika, wymogów operatorów płatności lub sklepów z aplikacjami, względów bezpieczeństwa.
2. O zmianie informujemy pocztą elektroniczną oraz w Serwisie co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie.
3. Brak wypowiedzenia umowy przed dniem wejścia zmian w życie oznacza ich akceptację. Wypowiedzenie jest bezpłatne, a opłata za niewykorzystany okres podlega zwrotowi.

§ 17. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym jest prawo polskie. Wybór prawa nie pozbawia konsumenta ochrony wynikającej z przepisów państwa jego zwykłego pobytu.
2. Spory z konsumentem rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, w tym mediacji przy Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej oraz platformy ODR: ec.europa.eu/consumers/odr.
3. Spory z Użytkownikiem niebędącym konsumentem rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora.
4. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje polityka prywatności, stanowiąca integralną część regulaminu.
5. Jeżeli którekolwiek postanowienie regulaminu okaże się nieważne, pozostałe zachowują moc.

← Wróć do strony głównej